Archivaris Provincie Limburg (2009-2014 / 2021-2023)

Het provinciaal archief

Sedert de provinciewet van 1836 is de provinciegriffier belast met de bewaring van het archief van de provinciale diensten. Een provincie heeft de wettelijke verplichting om bestuursdocumenten te archiveren en te beheren. Het provinciaal Archief Limburg bewaart zo de historische documentatie over het Provinciebestuur en heeft de plicht die informatie aan de burger ter beschikking te stellen. 

Het Provinciaal Archief Limburg bewaart verschillende soorten stukken van de provinciale organen en instellingen. Het gaat om stukken van algemene aard, zoals bij voorbeeld de verslagen van de vergaderingen van de provincieraad of de notulen van de vergaderingen van de deputatie, en om stukken van bijzondere aard, zoals de administratieve dossiers van de provinciale diensten en instellingen.

De dossiers hebben niet alleen een bestuurlijk-administratieve waarde, maar zijn ook cultuur-historisch belangrijk. Dat geldt onder meer voor de dossiers van de 'Atlassen der buurtwegen', de archieven van de kerkfabrieken of de reeksen van de provinciale culturele instellingen. Sommige dossiers bevatten naast de administratieve stukken affiches, plannen, persknipsels, foto’s of andere documenten. Zij illustreren dus talloze facetten van de geschiedenis van de provincie Limburg en haar gemeenten tijdens de 19de, 20ste en 21ste eeuw.

In die context stelde ik als archivaris een strategisch actieplan 2013-2018 voor met als doel het beleid en het beheer van het Provinciaal Archief Limburg  verder uit te bouwen zodat het tegemoet komt aan de wettelijke verplichtingen inzake document- en archiefbeheer en openbaarheid van bestuur. Daarbij schonk ik bijzondere aandacht aan de archivering van de digitale processen en documenten.

Behoud en beheer

Als archivaris leidde ik de werkgroep die de noodzakelijke procedures uitwerkte om de overdrachten van de archieven van de verschillende administraties vlot te laten verlopen. Daartoe werd een archiefbeheersplan opgesteld dat aandacht schonk aan :

  1. Richtlijnen voor het overdragen van papieren dossiers aan het archief
  2. Overdrachtslijsten
  3. Vernietigingslijsten
  4. Overdrachtslijsten opgevraagde dossiers
  5. Samenstelling van het archieflabel
  6. Samenstelling van de archiefnummers
  7. Lijsten van de archiefverantwoordelijken binnen de verschillende diensten
  8. De selectielijsten

Digitale archivering

Tenslotte schonk ik veel aandacht aan de ontwikkeling van een strategie waarbij het beheer en de bewaring van zowel de fysieke als de digitale documenten een optimale invulling krijgen in relatie tot de automatisering. In die zin initieerde ik trajecten om zo de digitalisering van het archief, met respect voor de authenticiteit van de documenten, te onderzoeken en te helpen implementeren.